Skeppsbron 34, Stockholm
08-410 210 50 info@brightness.se

Vår integritetspolicy II

Brightness Executive Search – Integritetspolicy

Datum för ikraftträdande: 2018-05-25

Senast uppdaterad: 2018-05-23

INLEDNING

Denna policy beskriver hur Brightness Executive Search AB (fortsättningsvis ”Brightness” eller ”vi”), som personuppgiftsansvarig, behandlar personuppgifter kopplade till kunder (potentiella och befintliga), leverantörer och kandidater.

Brightness har följande organisationsnummer och kontaktuppgifter:

Organisationsnummer: 559022-1684

Adress: Gustav Adolfs Torg 16, 111 52 Stockholm

Telefon: 08-410 210 50

Hemsida: www.brightness.se

Frågor och synpunkter angående denna policy eller Brightness behandling av personuppgifter ställs till Brightness genom användande av kontaktuppgifterna ovan eller direkt till vår GDPR-ansvarige:

Edvard König

Telefon: 070-9783500

E-post: eko@brightness.se

Brightness strävar efter att i alla våra kontakter värna om individens integritet vad gäller hur Brightness medarbetare hanterar, lagrar och skyddar personuppgifter. Vi arbetar i enlighet med gällande lagar, det vill säga fram till den 25 maj 2018, personuppgiftslagen (”PUL”) och därefter den allmänna dataskyddsförordningen (”GDPR”), med kompletterande nationell lagstiftning, som träder i kraft den 25 maj 2018. I denna policy förklaras det hur och varför Brightness samlar in och hanterar personuppgifter rörande sina potentiella och befintliga kunder, leverantörer och kandidater (fortsättningsvis hänvisas personerna vars personuppgifter behandlas enligt denna policy även till som ”du”, ”dig” och ”ni”). Den beskriver också dina rättigheter gentemot Brightness och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

1 VAD OMFATTAS AV TERMEN PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet. Exempel på detta är namn, kontaktinformation, personnummer, foto, mobilnummer eller mailadress. Utöver föregående exempel är också information som kan identifiera dig som yrkesutövare personuppgifter. Alltså är exempelvis dina professionella erfarenheter, titlar, bolag där du är/har varit verksam, styrelseuppdrag, medlemskap i professionella organisationer, utbildning, betyg från utbildningar och arbeten, samt språk och andra färdigheter (kort sammanfattat ditt cv) också personuppgifter.

2 BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

2.1 Allmänt

Denna policy gäller för alla personuppgifter som behandlas av Brightness och som är hänförliga till Brightness potentiella och befintliga kunder/uppdragsgivare, leverantörer (eller kontaktpersoner hos dessa) eller kandidater. I samtliga av dessa relationer kommer Brightness att inhämta, registrera, lagra, organisera, bearbeta, sammanställa, använda, presentera, radera eller på andra sätt behandla personliga (inklusive professionella) uppgifter. Du som läsare av denna policy behöver endast läsa den del av detta avsnitt 2 som hänvisar till den kategori som du tillhör.

2.2 Kunder och Potentiella kunder

Brightness samlar in (från publika källor eller genom rekommendationer från personer i vårt nätverk) och lagrar personuppgifter om dig, som kontaktperson eller nyckelperson för ditt företag eller annan typ av organisation. Vi samlar in personuppgifter om dig i form av ditt namn, din titel/position inom företaget/organisationen samt dina kontaktuppgifter, och registrerar dessa uppgifter i våra interna system. Dessa uppgifter samlar vi in för att kunna informera dig om och marknadsföra Brightness och våra tjänster. Vår grund för denna behandling av dina personuppgifter är att vi efter en intresseavvägning kommit fram till att behandlingen framstår som berättigad för att Brightness ska kunna marknadsföra sina tjänster.

Om ni väljer att anlita Brightness för utförande av någon av de tjänster som Brightness erbjuder kommer vi att behandla ditt namn, din titel/position inom företaget/organisationen, dina kontaktuppgifter samt eventuella ytterligare personuppgifter (som vi samlar in i samband med ingåendet av avtalet), i den omfattning vi behöver för att kunna fullfölja tjänsteavtalet. Denna behandling baseras på att vi efter en intresseavvägning kommit fram till att den är berättigad för att Brightness ska kunna leva upp till sina skyldigheter samt utnyttja sina rättigheter enligt avtalet. 

Dina personuppgifter kommer att behandlas internt inom Brightness, och det kan även bli aktuellt att de sprids till andra bolag knutna till Brightness verksamhet via underkonsultavtal. Sådana andra bolag kommer endast att få del av personuppgifterna om de har egna ändamål med behandlingen och kommer därmed i sådant fall också behandla dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig. Vidare kommer dina personuppgifter att behandlas av våra IT-leverantörer/personuppgiftsbiträden som tillhandahåller våra databaser. Med dessa kommer vi att ingå personuppgiftsbiträdesavtal och de kommer att vara bundna att behandla personuppgifterna enligt GDPR. Vår behandling av dina personuppgifter kommer att upphöra om du har invänt mot vår behandling och vi har inte identifierat något stöd för att fortsätta den eller när vårt ändamål med behandlingen av dina personuppgifter upphör.

2.3 Leverantörer

Brightness införskaffar och lagrar personliga uppgifter om dig, som kontaktperson för ditt företag eller annan typ av organisation. Brightness samlar in och lagrar personuppgifterna eftersom vi behöver dem för genomförandet av avtalet med det bolag eller den organisation som du tillhör. Behandlingen baseras på att Brightness efter en intresseavvägning kommit fram till att den är berättigad för att Brightness ska kunna leva upp till sina skyldigheter samt utnyttja sina rättigheter enligt leverantörsavtalet. Vår behandling av dina personuppgifter kommer att upphöra när vårt ändamål med behandlingen upphör.

2.4 Kandidater 

Kandidater är personer vars personuppgifter behandlas av Brightness eftersom kandidaten kan vara intressant för rekryteringar som Brightness hanterar på uppdrag av sina kunder.

Dina personuppgifter kan komma från dig direkt genom att du skickar in eller registrerar din CV via vår hemsida eller på annat sätt tar kontakt med eller genom att vi på annat sätt samlar in personuppgifter om dig via personer i vårt nätverk eller via allmänt tillgängliga kanaler som sociala medier eller företags- och andra hemsidor. När vi samlar in personuppgifter från andra källor än direkt från dig kommer vi endast samla in och registrera sådana personuppgifter som är relevanta för bedömningen av din lämplighet för en aktuell tjänst. Vilka uppgifter som är relevanta bedöms från fall till fall utifrån kundens kravställning och preferenser. Personuppgifter som är klassificerade som känsliga kommer endast att behandlas efter inhämtande av ett särskilt samtycke från dig. Ju längre tid ditt namn finns kvar i en rekryteringsprocess, desto mer kommer vi att nyansera och fördjupa vår kännedom om dig och säkerställa dina kvalifikationer för den aktuella tjänsten. Detta gör vi exempelvis genom: (i) intervjuer (både med dig och eventuella referenspersoner) som sedan sammanfattas av oss; samt (ii) kartläggningar av dina utbildningar, meriter och personliga egenskaper i relation till uppdragsgivarens ställda kravprofil. Därefter kommer vi att inhämta fördjupande referenser om dina prestationer och ditt sätt att arbeta som även dessa sammanfattas av oss. Utöver att dina personuppgifter behandlas av Brightness anställda som behöver ha tillgång till dem för att kunna fullgöra vårt uppdrag/syfte och att dina personuppgifter skickas till våra kunder (enligt beskrivningen ovan), kommer dina personuppgifter endast att behandlas av våra IT-leverantörer/personuppgiftsbiträden som tillhandahåller våra databaser såvida att du inte gett oss särskilt samtycke till annan behandling av dina personuppgifter. Vi kommer ingå personuppgiftsbiträdesavtal med våra IT-leverantörer och de kommer att vara bundna av att behandla personuppgifterna enligt GDPR.

Fortsatt behandling av dina uppgifter Förutsatt att du har lämnat ett samtycke till det kommer vi att behålla dina personuppgifter i våra interna system även efter avslutad rekryteringsprocess. Detta för att kunna värdera och kontakta dig som kandidat för framtida rekryteringsuppdrag som passar din profil. Dina personuppgifter kommer att finnas kvar till dess att du återkallar ditt samtycke eller vårt syfte med vår behandling annars upphör.

När vi genomför ”second opinions” av dig som kandidat i en rekryteringsprocess kan det även bli aktuellt att vi samlar in relevant information från andra källor än från dig personligen (t.ex. från hemsidor eller referenter). Hur dina personuppgifter kommer att behandlas av oss beror på syftet bakom det uppdrag som vår uppdragsgivare har gett oss. Dina personuppgifter kan bli föremål för någon slags utvärdering eller bedömning från vår sida och de personuppgifter som vi har samlat in om dig samt resultaten av vår utvärdering/bedömning kan komma att presenteras för vår uppdragsgivare.

3 BEHANDLING SOM GRUNDAR SIG PÅ SAMTYCKE

Vad avser behandling av dina personuppgifter som grundar sig på samtycke kan du när som helst meddela oss att ditt samtycke, helt eller delvis, upphör, genom att använda dig av följande e-postadress: gdpr@brightness.se Så snart du meddelar att ditt samtycke upphör kommer vi att radera samtliga dina personuppgifter som återkallandet avser.

4 INFORMATIONSSÄKERHET

Brightness vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstörelse eller oavsiktlig förlust, ändring, otillåten spridning eller åtkomst, särskilt om behandlingen innefattar överföring av uppgifter i ett nätverk, och mot varje annan olaglig form av behandling. De säkerhetsåtgärder som vidtas för att skydda personuppgifter kommer att stå i proportion till risken för skada med tanke på de skyddade uppgifternas typ. Vi har hög säkerhet på våra datorer, krypterade laptops och lösenordskyddade mobiler.

5 DINA RÄTTIGHETER

5.1 Rätt att få tillgång till dina personuppgifter

Du kan begära en kopia av dina uppgifter och kontrollera så att uppgifterna är korrekta.

5.2 Rätt till rättelse

Du har rätt att korrigera en felaktig uppgift om dig eller komplettera en uppgift som inte är fullständig.

5.3 Rätt att bli raderad/bortglömd

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter om dessa inte längre är nödvändiga för vårt syfte bakom behandlingen samt vi inte har någon skyldighet att i någon omfattning behålla uppgifterna.

5.4 Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om: (i) du anser att en personuppgift är felaktig och vi behöver en viss tid för att kontrollera detta (begränsningen sker i så fall under tiden kontrollen sker); (ii) behandlingen saknar laglig grund eller inte längre är nödvändig för vårt syfte men du inte vill att dina personuppgifter ska raderas; eller (iii) du har gjort en invändning mot behandlingen och vi behöver viss tid för att göra en sådan kontroll som det hänvisas till i nästa stycke (begränsningen sker i så fall under tiden kontrollen sker).

5.5 Rätt att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter som endast grundar sig på en ”intresseavvägning”. Vid sådana invändningar ska du ange varför invändningen görs och vi kommer efter invändningen göra en kontroll om dina skäl bakom invändningen väger tyngre än det berättigade intresse som vi stöder vår behandling på. I de fall vi har angett att dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du rätt att när som helst invända mot behandlingen och vi ska då upphöra med vår behandling för detta syfte.

5.6 Rätt till dataportabilitet

Personuppgifter som du har gett till oss för behandling enligt ett samtycke från dig eller för att vi ska kunna fullgöra kontraktuella åtaganden mot dig har du rätt att få ut för att du ska kunna överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig. Alternativt har du, om det är tekniskt möjligt, rätt att begära att vi överför dem direkt till sådan annan personuppgiftsansvarig.

5.7 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet

(Datainspektionen/blivande Integritetsskyddsmyndigheten) Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot tillämplig lagstiftning ber vi dig att i första hand kontakta oss genom användande av någon av adresserna som anges ovan men du har även rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. Brightness Integritetspolicy kommer kontinuerligt att uppdateras. När detta sker kommer det att uppdateras och dateras på vår hemsida. Om du har några frågar gällande denna policy och om dina uppgifter ber vi dig att kontakta oss enligt ovan.